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5 tipos de fluxos de trabalho do SharePoint: facilite sua vida com a automação
Você já ouviu falar de fluxos de trabalho do SharePoint antes, mas não tem certeza do que eles são ou o que podem fazer por você? Simplificando, os fluxos de trabalho do SharePoint tornam sua vida mais fácil, economizam tempo e aumentam a eficiência automatizando tarefas manuais.
Leia para saber o que são fluxos de trabalho do SharePoint e os tipos de fluxos de trabalho do SharePoint que você deseja implementar em sua organização. Também entraremos em mais detalhes sobre como personalizar fluxos de trabalho para torná-los perfeitamente adequados às suas necessidades.
O que são fluxos de trabalho do Sharepoint?
Pense nos fluxos de trabalho do SharePoint como pequenos miniprogramas executados em seu ambiente do SharePoint. Variando da coleta de assinaturas ao rastreamento de status, os fluxos de trabalho são projetados para economizar tempo e esforço, ao mesmo tempo em que traz consistência e eficiência às tarefas que sua organização executa regularmente.
Existem vários tipos diferentes de fluxos de trabalho, como discutiremos na próxima seção deste blog, mas, no final das contas, você pode pensar nos fluxos de trabalho como a cadeia de eventos que acontece depois que você faz algo com um arquivo ou documento que reside em seu ambiente SharePoint.
5 fluxos de trabalho do SharePoint comumente usados
Existem cinco fluxos de trabalho comumente usados que podem ser configurados no SharePoint: Fluxos de trabalho de aprovação, Fluxos de trabalho de status, Fluxos de trabalho de notificação, Fluxos de trabalho de automação e Fluxos de trabalho personalizados.
1. Fluxos de trabalho de aprovação
Este é o tipo mais comum de fluxo de trabalho no SharePoint. Ele permite que você inicie uma cadeia de aprovação no momento em que um documento é carregado no SharePoint.
Como você pode usar: digamos que sua equipe de vendas envie uma proposta aos clientes, mas antes que eles façam a proposta, ela precisa passar por um processo de aprovação. Por exemplo, o associado de vendas prepara a proposta, a envia para a equipe do projeto (que fará o trabalho) para aprová-la e, em seguida, é enviada ao gerente de vendas para aprová-la. De lá, ele é enviado ao diretor para revisar e finalmente aprovar o documento. Em vez de ter que controlar tudo isso manualmente, os Fluxos de trabalho de aprovação seriam capazes de automatizar essa cadeia de aprovação sem sair do SharePoint.
2. Fluxos de trabalho de status
Fluxos de trabalho de status permitem automatizar o status dos documentos à medida que são carregados no SharePoint e, com base nas condições definidas, altera automaticamente o status com base no que acontece com aquele documento.
Como você pode usar: usando o exemplo da equipe de vendas acima, digamos que o associado de vendas que preparou a Declaração de Trabalho carregue o documento no SharePoint. Um fluxo de trabalho de status marcaria automaticamente esse documento como um “rascunho”. Então, depois de ser revisado pela equipe do projeto, o Fluxo de Trabalho de Status mudaria automaticamente esse documento para “sendo revisado”. Quando o gerente de vendas revisa o documento, a tag é alterada automaticamente para “ler”. Então, quando o diretor de vendas obtém o documento, ele pode aprová-lo (nesse caso, o status pode mudar para “aprovado”) ou pode recusar o documento (nesse caso, o status será alterado para “recusado ”).
3. Fluxos de trabalho de notificação
Assim que uma condição for atendida em seu ambiente do SharePoint, os Fluxos de Trabalho de Notificação enviarão uma notificação (por exemplo, um e-mail) aos membros atribuídos de sua organização, solicitando que realizem algum tipo de ação.
Como você pode usar: Seu gerente de vendas carrega seu relatório de vendas mensal para o SharePoint. Por causa do Fluxo de Trabalho de Notificação em vigor, isso aciona um e-mail de notificação a ser enviado ao Diretor de Vendas informando-o de que o relatório de vendas mensal foi carregado.
4. Fluxos de trabalho de automação
Os fluxos de trabalho de automação permitem que você automatize certas ações com base no que está acontecendo em seu ambiente do SharePoint. Normalmente, ele pega carona nos outros fluxos de trabalho que foram descritos acima.
Como você pode usar: vamos voltar ao exemplo que usamos na seção Fluxo de trabalho de status. Os associados de vendas carregam uma proposta em uma pasta chamada “Proposta – Rascunhos” enquanto ela está passando pelo processo de aprovação. Depois que seu diretor de vendas o tiver analisado e decidido aprová-lo, no entanto, ele precisa ser movido para outra pasta chamada “Demonstrações de trabalho – publicadas”. Em vez de ter que mover manualmente esse documento de “Rascunho” para “Publicado”, um fluxo de trabalho de automação pode ser configurado para mover esse documento automaticamente para você.
5. Fluxos de trabalho personalizados: o “Fluxo de trabalho pega-tudo”
Obviamente, depois de descobrir o que esses tipos de fluxos de trabalho podem fazer por sua organização, é provável que você queira fazer mais de um – talvez até uma combinação dos quatro! Os fluxos de trabalho personalizados permitem que você crie seu próprio miniprograma no SharePoint.
Como você pode usá-lo: você pode criar um fluxo de trabalho personalizado parecido com este: Seu associado de vendas carrega um documento no SharePoint, que, por causa do fluxo de trabalho de status, define o status como “em aprovação”. Em seguida, à medida que passa pelo Fluxo de Trabalho de Aprovação, o SharePoint envia as várias notificações que foram definidas por meio do Fluxo de Trabalho de Notificação. Depois que tudo estiver feito, o fluxo de trabalho de automação publica automaticamente o documento na biblioteca de documentos apropriada para consumo pela equipe de vendas da sua organização.
Os fluxos de trabalho do SharePoint abrem a sua organização para inúmeras possibilidades
O SharePoint ajuda a abrir sua organização para muitas possibilidades e automatizar qualquer parte do processo melhora a eficiência dentro de sua organização.
