O OneDrive está rapidamente se tornando uma referência para compartilhar e colaborar em conteúdo digital. Ainda assim, muitos usuários não estão cientes de todas as maneiras pelas quais o OneDrive pode se encaixar em seus fluxos de trabalho do dia a dia.

Na prática, o OneDrive permite aos usuários salvar arquivos, fotos e outros documentos em vários dispositivos. O usuário também pode salvar seus arquivos e sincronizá-los automaticamente com outros dispositivos.

Isso significa que alguém pode acessar e trabalhar no mesmo documento em vários locais. O OneDrive fornece acesso relativamente fácil ao espaço de armazenamento em nuvem, permitindo opções de compartilhamento de conteúdo com outras pessoas.

Além disso, o OneDrive se integra ao Microsoft Office para que os usuários possam acessar documentos do Word, Excel e Powerpoint do OneDrive. Ele não requer download e já deve fazer parte do Windows 10.

O sistema permite aos usuários editar simultaneamente documentos do Office, editar documentos em navegadores e criar e compartilhar pastas. O OneDrive também oferece   integração com o Facebook, backup automático do rolo da câmera e a capacidade dos usuários de enviar apresentações de slides por e-mail. Os usuários também podem digitalizar documentos e armazená-los no OneDrive.

Aqui estão oito maneiras de maximizar os recursos de colaboração e compartilhamento de arquivos do OneDrive.

1.  Use o OneDrive com qualquer pessoa

A plataforma Office 365 vem com o serviço OneDrive, que dá aos usuários acesso ao armazenamento em nuvem, permitindo que eles compartilhem e colaborem em arquivos. Os usuários também podem usar o compartilhamento de arquivos OneDrive com usuários que não são do Office 365 internamente ou com colaboradores além do firewall, aumentando o valor do serviço.

2.  Compartilhe conteúdo usando links

Os usuários do Office 365 podem compartilhar arquivos ou pastas usando um link autogerado no OneDrive. Isso torna mais fácil para os proprietários de conteúdo gerenciar permissões e compartilhar conteúdo, tanto dentro como fora da organização. O link pode ser compartilhado por e-mail ou no menu do OneDrive.

3.  Proteja o conteúdo ao compartilhá-lo com outras pessoas

Os links compartilháveis ​​permitem a distribuição rápida e eficiente de conteúdo para usuários externos, mas também podem representar riscos de segurança se os links caírem nas mãos erradas.

A Microsoft adicionou uma opção onde os links expiram como um mecanismo de segurança para evitar que os dados sejam acessíveis a longo prazo. Isso dá aos proprietários de conteúdo mais controle sobre como os arquivos são compartilhados e a capacidade de retirar links quando necessário.

4.  Restringir o acesso ao conteúdo compartilhado

Ao colaborar em arquivos, sempre existe o risco de os usuários baixarem arquivos e armazenarem cópias offline.

Para evitar vazamentos de dados, o OneDrive possui um recurso, permitindo aos usuários especificar se outros usuários podem baixar arquivos compartilhados. Os arquivos com essas permissões só podem ser acessados ​​e visualizados em um navegador da web.

5.  Coautoria de arquivos em tempo real

Os usuários corporativos frequentemente trocam arquivos por e-mail, o que deixa margem para erros. Ao armazenar arquivos no OneDrive, os usuários podem editar arquivos simultaneamente e controlar as alterações ao longo do tempo. Isso elimina a necessidade de usar e-mail para comunicar alterações aos documentos.

6.  Os aplicativos OneDrive oferecem suporte à colaboração móvel

A colaboração e o compartilhamento de conteúdo não estão mais limitados apenas aos aplicativos de desktop. Os aplicativos OneDrive estão disponíveis para dispositivos Android e iOS, e os usuários do Office 365 podem tirar proveito de todos os recursos de desktop do OneDrive diretamente de seus dispositivos móveis.

7.  Acesso ao OneDrive de Microsoft Teams

A nova integração entre o Microsoft Teams e o OneDrive permite que os usuários compartilhem o conteúdo armazenado no OneDrive diretamente no aplicativo Teams. Pessoas que trabalham juntas têm acesso imediato aos seus dados, sem sair da ferramenta de comunicação.

8.  Mantenha o controle sobre documentos importantes com notificações do OneDrive

Semelhante ao recurso Alerta do SharePoint, o OneDrive permite que os usuários recebam notificações quando certos arquivos são atualizados sem fazer login no portal. Comentários ou anotações também podem ser adicionados aos documentos para ajudar a rastrear as alterações feitas.