Nem sempre é fácil saber a hora certa de tomar uma iniciativa e, especialmente, quando isso envolve dar um passo adiante como um grande investimento, a tomada de uma decisão importante ou o momento de bater o martelo. E se tratando de tecnologia, a atualização é imprescindível para que todo o fluxo de informações da sua empresa aconteça sem empecilhos e surpresas.

Se o core business do seu negócio não for TI, fique tranquilo! Vou dar algumas dicas de como notar que chegou a hora da modernização. No caso deste artigo, o foco será na sua solução de File Server, que tem como principal objetivo fornecer um local para acesso, armazenamento compartilhado de arquivos e documentos e recuperação de dados, por parte das estações de trabalho que estão conectadas à mesma rede.

Indícios de que o File Server está desatualizado 

Se uma ou mais dessas situações acontecem na sua rotina empresarial, é sinal de que você precisa modernizar o File Server da sua empresa.

• A equipe de TI tem grande demanda de gerenciamento do ambiente, com funcionamento do servidor, atualizações constantes, compra de novos discos, entre outras?
• A TI ainda é responsável por fazer o backup e restore de arquivos para os usuários?
• Existe um grande volume de informações gerenciadas e arquivos?
• É preciso manter salvas várias versões do mesmo arquivo?

Com uma solução de colaboração online, nada disso acontece, pois é possível gerenciar os arquivos na nuvem e com praticidade. É fácil criar portais e sites que funcionam como uma central de conteúdo da equipe, para compartilhar e editar conteúdos com usuários dentro e fora da empresa, em tempo real, em qualquer dispositivo.

Benefícios da modernização

Aqui na GatewayiT, utilizamos o SharePoint Online, onde podemos criar conteúdo com as mesmas ferramentas do Microsoft Office que já utilizamos todos os dias. Um dos principais benefícios, logo de cara, é a economia de espaço. O usuário gerencia arquivos pessoais em seu 1T de espaço do OneDrive, sem ocupar o File Server. Com isso, vem a redução de custos, na compra de espaço na nuvem ao invés de compra de espaço em disco.

Considerando que o core business da sua empresa não seja TI, para que demandar tanta energia da sua equipe com o gerenciamento de servidores, backup e espaço? Nesse caso, essas funções ficam com o provedor, otimizando recursos. Além disso, praticidade e segurança estão garantidas, considerando o armazenamento, busca de documentos, política de expurgo e retenção.

Do ponto de vista da autonomia do usuário, a melhoria também é considerável. Ele não precisa da TI para gerenciar seus arquivos e backups. Uma boa solução para produtividade da TI e foco em outras atividades muito mais estratégicas. Fora isso, vários autores podem trabalhar no mesmo documento, com política de check-in e check-out, histórico de versões e workflow de aprovação.  “Colaboração com eficiência, a gente vê por aqui”, podemos dizer.

A dica é buscar um parceiro que possa além de implantar, te ajudar no gerenciamento da ferramenta com uma equipe que seja especializada e assim aumentar ainda mais a produtividade da sua TI e organização como um todo, com colaboração integrada, adaptando a infraestrutura de tecnologia às necessidades reais do seu negócio.