Quando se fala no uso de filtros de conteúdo web no dia a dia das empresas, muitos clientes me procuram visando o aumento da produtividade dos seus colaboradores e, consequentemente, a otimização dos resultados do seu negócio.

Porém, qual é a real utilidade de ferramentas de filtro de conteúdo web?

Idealize a situação em que o funcionário passa muito tempo nas redes sociais (Facebook, Twitter, LinkedIn), no Youtube assistindo vídeos ou ouvindo música e navegando em portais de notícias. Pode acontecer. Alguns gestores acreditam que limitar o acesso a esses sites pode aumentar o foco e a concentração de seus colaboradores (eu não penso assim, mas daqui a pouco a gente fala sobre isso).

A seguir, discutirei um pouco mais sobre as diversas possibilidades de filtros de conteúdo web, não apenas para bloquear o acesso à redes sociais e outros websites. Costumo me basear nas funcionalidades do AP-WEB da Forcepoint, nosso parceiro e referência no mercado.

• Categorias de monitoramento

O filtro de conteúdo web possui três categorias diferentes de monitoramento. São elas:

– Monitorar: você terá acesso a um relatório que mostra quanto tempo seus colaboradores estão dedicando e quais sites eles têm acessado. Por exemplo: no final do dia, o colaborador passa 3 horas no Facebook, 2 horas no LinkedIn e dedica apenas 40 minutos às atividades profissionais.

– Bloqueio total ou parcial: bloquear totalmente alguns sites ou apenas algumas funcionalidades dentro dele. Por exemplo: “eu não permito o uso de redes sociais no meu trabalho e desejo bloquear todas elas” ou “Vou liberar o acesso ao Facebook mas o compartilhamento de feeds, a opção curtir e a escrita de novos será bloqueado”. Assim será feito. É o recurso mais conhecido para esse tipo de ferramenta.

– Distribuição de cotas: será estipulado um número de horas para o uso de sites fora das atividades do trabalho. Funciona mais ou menos como um crédito para cada funcionário. Por exemplo: seus colaboradores poderão acessar o Facebook durante uma hora por dia e o Youtube por duas horas no dia. Após passarem desse limite, o site será bloqueado.

• Controle de conteúdos maliciosos

Muitos nem imaginam quanta segurança esse tipo de ferramenta pode proporcionar aos negócios. Nós que atuamos diretamente nesse segmento vemos diferentes tipos de vírus sendo criados todos os dias. Links maliciosos com faturas bancárias, outros “mascarados” como páginas de e-commerce, etc. Basta um clique para uma pessoa desconhecida ter acesso total às suas informações, passando tranquilamente por qualquer antivírus. O filtro de conteúdo web controla isso. Ao perceber que o site é malicioso, ele emite um sinal de alerta para o usuário, evitando problemas maiores.

No AP-WEB da Forcepoint, o banco de dados onde estão os sites maliciosos é atualizado simultaneamente e aqui na GatewayiT temos uma equipe 100% dedicada a essa tarefa.

• Para onde vai sua informação? 

Outro diferencial das ferramentas de controle de conteúdo web é saber tudo sobre o compartilhamento de informações. Vamos supor: o colaborador acessa às informações da empresa e exporta para uma Dropbox, 4Share ou qualquer outra nuvem particular. Quais informações foram passadas? Quando isso ocorreu? Meu colaborador precisa mesmo dessas informações em casa?

Dessa maneira, o gestor terá um controle muito maior evitando futuros problemas.

• Dica: distrações podem ser produtivas

Mais importante do que controlar é sentir o dinamismo e a produtividade na rotina dos seus colaboradores. Muitos pensam que o caminho certo para chegar a bons resultados é bloquear todas as distrações possíveis. Eu não penso assim. Afinal, estas mesmas distrações podem ser positivas – se utilizadas em doses homeopáticas.

Afinal, a pessoa trabalha 100% concentrada e dedicada à suas obrigações. Após finalizar um ou mais tópicos da lista de atividades, ela sai um pouco, descansa a mente lendo notícias do dia, acessando o Facebook ou assistindo a um vídeo no Youtube. Passado o tempo de relaxamento e com a cabeça renovada, ela volta ainda mais focada para o trabalho. Além disso, elas podem aproveitar a diversidade de conteúdos corporativos da área compartilhados diariamente para se atualizar e também compartilhar conteúdo da própria empresa.

Voltamos naquela história de sempre procurar utilizar o máximo potencial daquilo que você tem nas mãos. Seja propriedade intelectual ou o software que escolheu para fazer o filtro de conteúdo web.

Lembre-se: essa sensibilidade fará toda diferença.