Quando o gestor de uma empresa procura por um software, seja para melhorar processos internos, organizar e armazenar dados ou comunicar-se entre equipes, ele tem duas opções: contratar e utilizar um sistema com configurações pré-formatadas ou desenvolver uma solução do zero. Há prós e contras dos dois lados.

Possuir um sistema ERP pronto, como o SAP ou o Dynamics AX da Microsoft, por exemplo, tem o custo mais baixo do que um feito completamente por encomenda. A lógica é a mesma se formos pensar em roupas… Contratar um estilista que desenha uma peça especialmente para o seu corpo, gosto e ocasião em que será usada custa mais do que comprar uma roupa – ainda que parecida – em uma loja de departamento. Ela pode até servir para, mas não vai se adequar perfeitamente ao seu corpo, ter o melhor caimento e tecido.

Assim, na prática, é importante refletir sobre questionamentos como: “O meu fluxo de pagamento funciona dessa forma? Essa ferramenta corresponde ao que eu preciso? O investimento de agora será compensado a longo prazo?” – essa última especialmente para o caso de precisar contratar uma nova ferramenta em um curto espaço de tempo, investir em customizações ou até mesmo em outra solução.

Quando o budget é o problema

Ter uma decisão somente financeira na hora de implantar um sistema pode ser míope. Normalmente, a maioria das empresas opta por soluções prontas, mas durante o processo de implantação sofre muito com a diferença de processos entre a ferramenta, o negócio e a falta de funcionalidades. Neste cenário, a saída acaba sendo customizar a solução, e é aí que mora o perigo…

O processo de customização de soluções de prateleira acaba sendo muito caro, e, em muitos casos ao final da implantação o custo total do projeto acaba superando o custo de se ter criado uma solução sob demanda. Outro ponto é que implantações de soluções muito customizadas perdem o suporte do fabricante. As atualizações da ferramenta também acabam sendo perdidas, pois caso atualizadas, apagam as customizações.

Para isto, existe uma medida certa, que pode ser encontrada com uma consultoria especializada que auxilie o processo do início ao fim. Ter entendimento e expertise prévios ajuda na melhor decisão entre os três caminhos:

1. Ter uma solução de prateleira sem nenhuma customização;
2. Ter uma solução de prateleira com baixa customização;
3. Ter uma solução feita sob demanda.
    

Como evitar traumas

Depois de pensar no que sua empresa precisa e quanto ela pode investir, é hora de visualizar a melhor solução para evitar traumas como: demora na entrega do projeto, objetivos não atendidos, ou ainda investimentos adicionais para atender necessidades não mapeadas previamente.

Em outras palavras, garantir que a ferramenta contratada, customizada ou desenvolvida seja mais do que você quer, seja o que você precisa.

O ponto é, “devo me adaptar ao sistema ou o sistema ser construído de acordo com o meu processo?”

O ideal é um especialista fazer um assessment do ambiente para levantar todas as necessidades a nível macro. Isto permite ter uma visão geral, compreendendo o ambiente tecnológico e, assim, identificando a necessidade de integrações entre sistemas. Depois, desenhar esse fluxo, alinhar e pré-formatar, totalmente sob demanda.

Pequenas etapas de trabalho são fundamentais

Nos dois casos, tanto de customização quanto de desenvolvimento, a comunicação com o fornecedor é fundamental durante o processo. A consultoria pode fazer pequenas entregas, no intervalo de 15 em 15 dias, com funcionalidades definidas para essas entregas.

Assim, sua empresa recebe uma demonstração de como o produto deve funcionar, e você pode transmitir feedbacks, pontos de vista e mudanças, se necessário, antes da entrega final. É o caso de uma mudança de layout, por exemplo, ou uma funcionalidade que poderia ser mais adaptada à realidade da organização.

Desta maneira, a entrega acontece com mais facilidade, transparência e linearidade – o que a longo prazo evitaria atrasos.

Usando essa metodologia ágil, ao invés de um projeto que vai demorar seis meses no modelo tradicional, correndo o risco de não ser nada do que você queria, você pode palpitar durante o processo, sem que ninguém tenha que “pagar o pato”.

Com essas orientações, você consegue visualizar as necessidades do seu negócio? As respostas podem ser ordenadas e levadas a um bom especialista em desenvolvimentos de sistemas que vai dar a melhor solução para colocar sua empresa à frente.