A Microsoft está promovendo fortemente seus serviços do Office 365 para pequenas e grandes empresas. Está claro que a intenção da Microsoft é mover todos os seus clientes de ferramentas de colaboração no local para seu equivalente baseado na nuvem.

Embora muitas pequenas organizações tenham poucos problemas para fazer a transição, as grandes empresas provavelmente encontrarão desafios.

O Office 365 não é um produto único: é uma coleção de várias ferramentas. Consequentemente, as empresas devem lidar com os desafios produto por produto. Felizmente, muitos novos produtos do Office 365 não têm equivalentes locais e os desafios de migração são limitados.

Quando se trata de pilares como Exchange , SharePoint Online , Skype for Business e OneDrive, por outro lado, as organizações descobrirão que mitigar os desafios de implementação e focar na adoção do usuário em torno de ferramentas baseadas em nuvem será a chave para o sucesso.

A migração para o Office 365 pode ser diferente para cada empresa. No entanto, existem alguns princípios gerais que as empresas podem usar para mitigar a adoção do usuário e os desafios de migração de conteúdo, bem como para impulsionar o sucesso.

A importância de facilitar o acesso dos usuários aos aplicativos

A adoção do usuário é um fator crítico de sucesso para qualquer projeto. Na prática, a migração para o Office 365 significa que os usuários terão novas ferramentas disponíveis, aplicativos legados baseados em nuvem e novas formas de acessar seu conteúdo. Essa mudança não é trivial.

As empresas maiores devem se concentrar primeiro nos aplicativos legados. As mudanças nos aplicativos com os quais os usuários já estão acostumados terão um impacto maior. Felizmente, as diferenças entre produtos locais e produtos baseados em nuvem, como Exchange e Skype for Business, são mínimas. A maioria das mudanças são completamente transparentes para os usuários.

Em muitos casos, a consequência mais grave pode ser a reinicialização do aplicativo cliente ou, na pior das hipóteses, reiniciar o PC de um aplicativo cliente. Nestes casos, o objetivo é articular claramente quaisquer novos processos e procedimentos.

Por exemplo, se o acesso a e-mail ou mensagem instantânea anteriormente exigia uma rede privada virtual, a migração para o Office 365 pode eliminar esse requisito. Se antes era impossível usar dispositivos móveis pessoais, como smartphones, com serviços locais, o Office 365 pode permitir novas oportunidades de mobilidade.

No entanto, os usuários podem precisar reconhecer a necessidade de políticas de dispositivo móvel específicas para dispositivos pessoais ou uso móvel mais restrito em comparação com o uso de seu dispositivo pessoal.

A Microsoft publicou um guia de adoção, que é um bom começo. Lembre-se, porém, de que a abordagem do fornecedor pode ser muito centrada no produto e as empresas devem “traduzir” o guia da Microsoft em uma abordagem que seja organizacional e culturalmente apropriada.

Migração de conteúdo e colaboração

Outro grande desafio  para a migração é o conteúdo. O conteúdo é mais comumente armazenado em arquivos, a exemplo de documentos do Word, apresentações do PowerPoint e pastas de trabalho do Excel.

Esses arquivos binários podem ser armazenados em ferramentas de colaboração interna existentes ou em compartilhamentos de arquivos mais simples. De qualquer forma, a movimentação potencial de terabytes de conteúdo requer um bom planejamento.

Primeiro, comece com a limpeza. Conteúdo redundante, desatualizado e trivial existe em todos os lugares. Esse conteúdo inútil pode ocupar um espaço de armazenamento significativo e deve ser removido antes de iniciar qualquer esforço de migração.

Um inventário de conteúdo, combinado com uma auditoria de conteúdo, é a melhor maneira de descobrir onde podem existir arquivos desnecessários.

Frequentemente associado a projetos de sites, um inventário é uma ferramenta útil para a organização desses tipos de arquivos. Ele fornece uma visão geral do conteúdo muito detalhada e permite boas decisões sobre sua migração.

Se um inventário em grande escala for impraticável, reduzir o escopo do inventário para repositórios de conteúdo comuns e amplos é uma boa alternativa. Por exemplo, concentre-se em compartilhamentos de grupos ou sites que contenham conteúdo em nível de departamento.

Ao ignorar o conteúdo pessoal ou informal da equipe, um inventário deve ser alcançável. As responsabilidades de revisão de conteúdo pessoal ou da equipe podem ser transferidas para um conjunto distribuído de “proprietários”, que podem tomar decisões de retenção fora dos esforços mais amplos.

Após a criação de um inventário preciso, planeje a migração do Office 365

Dependendo do repositório de origem, comece mapeando a organização do conteúdo e os metadados. As partes do SharePoint e OneDrive do Office 365 fornecem funcionalidade de pesquisa avançada que é aprimorada quando o conteúdo é marcado corretamente.

Para tornar a pesquisa eficaz, você deve desenvolver uma arquitetura de site no SharePoint e uma arquitetura de pasta no OneDrive para organizar adequadamente todo o conteúdo de entrada.

Finalmente, depois que o mapeamento entre o local de armazenamento antigo e as novas estruturas do SharePoint e / ou OneDrive estiver concluído, você pode começar a migração. Desta forma, os arquivos podem ser marcados e movidos para seus novos locais sem operações separadas.

No entanto, é improvável que a migração seja concluída em uma operação

Frequentemente, várias migrações de teste são necessárias antes da migração final. Conseqüentemente, você deve planejar cuidadosamente a migração para incluir vários testes de migração, como muitas ferramentas de migração são licenciadas com base no volume de conteúdo, inclua execuções de teste nos cálculos de volume.

A migração para o Office 365 pode ser um desafio. Da adoção à migração, há várias etapas a serem concluídas. No entanto, a Microsoft publicou vários guias de adoção para ajudar as organizações.

Além disso, as ferramentas comerciais podem ajudar as empresas a mover rapidamente o conteúdo de compartilhamentos de arquivos tradicionais (ou outras ferramentas de gerenciamento de conteúdo empresarial) para o Office 365.