Nesse artigo iremos demonstrar como compartilhar arquivos corporativos usando OneDrive For Business e Sharepoint, além de arquivos particulares usando OneDrive (comum) de forma segura, todas soluções da Microsoft.

Hoje em dia é muito comum a necessidade de enviarmos diversos tipos de arquivos para outras pessoas, seja por conta do trabalho, dentro da própria empresa ou com empresas parceiras de negócios. Deseja compartilhar uma planilha, documento ou arquivos com informações pessoais de forma segura?

Antes de começarmos a demonstrar é importante entender a função do OneDrive e do Sharepoint. Muitas pessoas se confundem com a utilização deles nas empresas, então iremos explicar a função de cada um.

OneDrive For Business

Uma solução para os usuários armazenarem seus arquivos corporativos individuais de trabalho na nuvem com segurança e disponibilidade em todos os dispositivos, não dependendo de um grande espaço no computador ou até mesmo de um servidor de arquivos. A maioria das assinaturas do Office 365 contempla o OneDrive For Business com padrão de 1 Tera de espaço por usuário, podendo ser alterado pelo administrador do OneDrive e dependendo da sua assinatura para expandir-se em até 5 Teras.

Sharepoint

Uma solução de armazenamento de arquivos em nuvem para colaboração em equipe. É o local mais indicado para trabalhar com arquivos que devem ser acessados por mais de uma pessoa ou pela equipe de um departamento, sendo ideal pra quem trabalha alterando arquivos simultâneos.

OneDrive

O OneDrive comum (iremos chamar dessa forma) é disponibilizado quando você cria um e-mail gratuito no @hotmail.com, @outlook.com e @live. Por padrão vem com 5 Gigas de uso gratuito, mas com opções para compra de mais espaço de armazenamento.

Agora que já sabemos o básico sobre as três ferramentas desse artigo, iremos demonstrar as opções de compartilhamento de arquivos em cada ferramenta. Tanto no OneDrive quanto no Sharepoint as opções de compartilhamento com usuários externos é a mesma.

Iremos demonstrar a partir de um computador com Windows 10 e o cliente do OneDrive já configurado.

PASSO 1

Clique com o botão direito no arquivo que deseja compartilhar e escolha a opção “compartilhar”.

Você deve selecionar a opção demonstrada na imagem abaixo.

Em seguida, selecione as permissões que concederemos para esse arquivo.

Nessa tela temos as opções de compartilhar o documento:

• Pessoas da empresa com link: Será gerado um link que pode ser usado por todos os usuários da organização e não altera permissões no arquivo.

• Pessoas com acesso: É gerado um link para pessoas que já possuem acesso ao arquivo e não altera suas permissões.

• Especificar pessoas: Nessa opção você especifica as pessoas que você quer conceder acesso, ou seja, será gerado um link exclusivo somente para essas pessoas. É nesse local que você pode compartilhar documentos com pessoas externas, dependendo das configurações de compartilhamento de sua organização.

Reparem que na mesma tela temos a opção de “permitir edição”, marque ou desmarque essa opção dependendo do acesso que você irá conceder, dependendo da configuração de sua organização todos documentos podem ser obrigatórios permitir somente a visualização.

Também é possível bloquear o download do arquivo: com essa opção habilitada a pessoa só poderá visualizar os arquivos no Office online, não sendo possível abrir o arquivo no Office instalado local.

Na experiência online, você tem mais opções sobre o arquivo, uma opção de compartilhamento que só está disponível nessa versão, criação de senha para o arquivo e uma data de validade para esse compartilhamento:

Definir data de validade: O link só funcionará até a data que você definir, após essa data o link será invalidado.

Definir uma senha: Quando o usuário clicar no arquivo será solicitado que ele digite a senha para acessar o arquivo. A senha deve ser entregue separadamente para cada usuário que obter acesso ao arquivo.

Aqui demonstramos como usar o compartilhamento de arquivos da através das ferramentas corporativas, evitando usar ferramentas de terceiros e mantendo a segurança e controle dos arquivos corporativos.