Em um extenso movimento pelo mundo para regularizar o uso de suas ferramentas, a Microsoft verifica denúncias recebidas a respeito de empresas que, à princípio, teriam softwares piratas da marca em seus computadores. É possível que a sua firma já tenha recebido alguma notificação do tipo por e-mail, contendo uma planilha anexada. Entenda o que isso significa e como proceder.

Não entre em pânico!

Em primeiro lugar, não se desespere: a Microsoft (ainda) não pretende iniciar uma briga judicial com você por conta dos supostos programas piratas rodando aí. Esse primeiro contato apenas informa que o departamento jurídico da multinacional recebeu uma denúncia (normalmente anônima) de que a sua empresa estaria utilizando softwares de maneira irregular ou com licenças vencidas e que precisam ser renovadas. O objetivo não é acusar ninguém de cara, mas de apurar essa denúncia de forma colaborativa e conciliatória.

Junto com esse anúncio, ela solicita que sua área de TI preencha uma planilha anexa, chamada Posição de Utilização Atual – PUA. Nessa planilha, sua empresa deve informar todas as licenças de software Microsoft que a empresa possui, desde aqueles que rodam em servidores até os que estão instalados em estações de trabalho. Você tem até 5 dias para entregar a PUA preenchida a partir da data de recebimento do e-mail.

Por que isso acontece?

Tanto a Microsoft quanto o mercado em geral entendem que, à princípio, não há má fé por parte das empresas que são identificadas como usuárias de softwares pirata ou com licenças vencidas. Além de ser uma tarefa hercúlea manter todas as máquinas de uma companhia em dia, há muitas ações de funcionários não familiarizados com o conceito de software indevido que acabam instalando programas sem saber sua procedência.

É por isso que, após o recebimento e análise da PUA recebida, a Microsoft (se identificar alguma irregularidade) propõe o uso de uma ferramenta de gerenciamento de ativos de software chamada Software Asset Management – SAM. Instalada no seu servidor, a ferramenta realiza um inventário de todos os softwares Microsoft na companhia, identificando quais encontram-se irregulares de alguma forma.

Uma vez que as anormalidades são identificadas, a Microsoft encaminha a empresa para uma de suas parceiras a fim de negociarem a melhor forma de formalizar as possíveis irregularidades do jeito mais eficiente e econômico possível (uma dica: muitas vezes, fazer o upgrade de ferramentas para licenças com pagamento mensal ou migrar sistemas para o Azure sai muito mais barato para a empresa do que simplesmente fazer o update de licenças irregulares, além de dar mais poder à companhia).