Imagine que sua empresa acaba de fechar um projeto que estava a muito tempo em negociação. Já na reunião de kick-off, no momento que o time técnico de entrega está engajado, mobilizado e dedicado, se chega à conclusão que o escopo precisa (já?) sofrer alterações.

Quem nunca ouviu falar de mudança de escopo e sentiu, mesmo que levemente, a “espinha esfriar”? As causas destas mudanças são as mais variadas, desde pedido de clientes e atividades não mapeadas no processo de vendas, até mudança de foco do cliente, de políticas internas, externas, etc.

Em muitos casos você até consegue “encaixar” os ajustes no escopo, mas depois de um tempo percebe que o gerenciamento começa a ficar realmente difícil. Acredito que todo gerente de projeto, mesmo com diferentes níveis de experiências, já se deparou com uma situação dessas. A estes tipos de solicitações que surgem aparentemente de forma imprevisível damos o nome de Scope Creep.

Scope Creep, é o aumento de escopo em momentos digamos “inconvenientes”. O que fazer? Uma forma de mitigar esse risco é fazer um bom planejamento antes do início e caso aconteça uma atividade não planejada, comunicar ao sponsor do projeto e deixar a expectativa do stakeholder sempre alinhada. Pois uma mudança pode resultar não apenas no consumo de tempo extra, mas também acréscimo de custo.

Uma outra forma é preparar uma estrutura ou uma cadeia de processos que absorva com mais naturalidade e fluidez as mudanças que podem vir. Utilizar a metodologia ágil pode ser uma solução, nela a alteração ou mudança de escopo (backlog) não altera necessariamente o planejamento do ciclo de entregáveis (sprint).  Isso acontece porque no uso de métodos ágeis de gestão, ao contrário dos métodos tradicionais, o escopo do projeto pode constantemente ser alterado com mais naturalidade, visto que as entregas são feitas em ciclos que se assemelham com pequenos projetos em sequência, entregando maior valor em menor tempo ao cliente.

Um scope creep pode determinar o sucesso ou fracasso do seu projeto, portanto seja proativo, fomente demandas que realmente “entregam” valor ao seu cliente, fazendo com que ele tenha o produto esperado, mesmo que em determinado momento do projeto ele não tenha dito, por esquecimento, confusão, correria ou até mesmo porque as coisas mudaram.