Com a Lei Geral de Proteção de Dados para entrar em vigor em 2020, uma das maiores preocupações da empresa é a de assegurar a proteção de seus documentos e arquivos sem perder a flexibilidade de compartilhar os mesmos entre funcionários internos ou mesmo com seus fornecedores e clientes.

Com o Sharepoint, solução de Intranet da Microsoft que faz parte do Office 365, isso é possível.

Sharepoint: seu servidor de arquivos na Nuvem

Com o intuito de facilitar o compartilhamento de informações em inúmeras formas, o Sharepoint é uma espécie de servidor de arquivos na Nuvem, tornando-se uma solução completa para empresas de diferentes tamanhos: ao assinar o Office 365 a partir do plano Business Premium, sua empresa ganha uma verdadeira Intranet onde é possível postar notícias e conteúdos diversos que somente seu público interno poderá acessar. Reúna dados importantes de um determinado grupo de trabalho ou informações corriqueiras da empresa (como o calendário de folgas e feriados, por exemplo) em um único lugar.

Cada área da empresa pode ter a sua própria página (área de finanças, jurídica, marketing, operações, etc.) e somente as pessoas autorizadas podem visitar essa página – por exemplo: somente a equipe de finanças poderá acessar a página de Intranet de finanças.

A regra também pode funcionar com pessoas de fora da empresa: ao criar uma página de fornecedores, por exemplo, sua empresa poderá cadastrar os e-mails de cada empresa que fornece algum serviço nela e, assim, eles serão informados rapidamente sobre novidades dos relacionamentos e procedimentos da empresa.

Diretório de documentos

Um dos recursos mais usados do Sharepoint pelos clientes é, sem dúvida, o diretório de documentos. Uma vez que cada área da sua empresa tenha uma página dedicada a ela, essa página cria um diretório na Nuvem que, assim como a própria página, apenas as pessoas autorizadas podem acessar.

Ao subir todos os seus arquivos e documentos para a Nuvem, eles estarão disponíveis para consulta por lá, em uma estrutura de diretórios que a própria empresa pode criar.

Abrindo um arquivo do sharepoint

Antes de compartilhar, digamos que você queira alterar algo em um determinado arquivo. Utilizando as ferramentas do Office 365, isso é possível sem que você tenha que baixar o mesmo do Sharepoint para, depois, subir uma versão atualizada para lá. Existem duas maneiras:

1ª maneira:

Dê um duplo clique no arquivo que deseja e ele será aberto na versão online do aplicativo correspondente (Word, Excel ou Powerpoint)

2ª maneira:

Clique com o botão direito do mouse sobre o arquivo para abrir o menu de opções. Vá na primeira delas (abrir) e, no menu ao lado que aparecerá, clique em abrir no aplicativo. Isso fará com que o arquivo seja aberto no aplicativo correspondente (Word, Excel ou Powerpoint).

Das duas maneiras, tudo que você alterar no arquivo será automaticamente salvo no arquivo que já está no diretório do Sharepoint, sem que você precise baixar para sua máquina antes. Agora ele está pronto para ser compartilhado em segurança.

Compartilhando um arquivo no Sharepoint

Basta clicar com o botão direito do mouse sobre o arquivo para abrir o mesmo menu de opções. Escolha a terceira opção (compartilhar) para abrir uma nova caixa:

A nova caixa mostrará, além de um campo para digitar seu email com mensagem opcional e o ícone de copiar link, um item importante onde estará escrito as pessoas que você especificar podem exibir. Se você quer mandar para apenas uma pessoa, basta digitar o e-mail no campo indicado. Caso contrário, vamos clicar na opção citada para abrirmos uma nova caixa chamada configurações de link:

Nela, você especifica quem pode receber o documento em questão. Podem ser todas as pessoas da empresa, e-mails específicos que você pode especificar aqui ou, se a configuração da equipe de TI de sua empresa permitir, qualquer pessoa com o link a ser gerado. Você também pode permitir que o destinatário edite o arquivo ou apenas o visualize.

Quando essas configurações de segurança à sua escolha estiverem prontas, clique em Aplicar para voltar à caixa anterior e, aí sim, clicar no ícone copiar link e você terá um endereço a ser copiado – repare que, abaixo dele, a caixa mostra a configuração de segurança que você colocou na etapa anterior, indicando que apenas as pessoas que atendem àquela configuração vão conseguir abrir o arquivo daquele link.

A partir de agora, sinta-se à vontade para compartilhar o link para a(s) pessoa(s) interessada(s) por e-mail ou serviços de mensageria diversas como Teams e semelhantes.

Compartilhamento seguro

As configurações de segurança mostradas acima são opções de compartilhamento que empoderam o usuário, mas várias outras camadas de proteção operam por baixo da sua tela, garantindo que o link que você compartilhou não seja aberto por outras pessoas que não sejam aquelas previamente autorizadas a visualizar ou editar o arquivo.

Essas soluções de segurança foram reunidas pela Microsoft em uma única solução chamada Enterprise Mobility + Security (EMS) e já atendem tanto às exigências da LGPD quanto outras leis internacionais de proteção de dados como a GDPR e rigorosos padrões de qualidade como o ISO 27001.

O EMS pode ser adquirido pela sua empresa dentro do pacote de soluções final Microsoft 365, que agrupa a própria solução de segurança, o Windows 10 e o Office 365, com todas as ferramentas de produção e compartilhamento seguros que sua empresa precisa.